Gründung und Franchising

Buchführung und Rechnungswesen - so klappt´s

Buchführung und Rechnungswesen – so klappt’s

Buchführung als Grundlage des betrieblichen Rechnungswesens
Unter Buchführung versteht man die laufende Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle. Sie ist der wichtigste Bereich des betrieblichen Rechnungswesens und liefert die Grundlagen für die Kostenrechnung und die Kalkulation. Sie macht den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens sichtbar. Die Buchführung sollte deshalb in erster Linie als wertvolles Instrument zur Steuerung und Kontrolle des Betriebes gesehen werden und nicht als notwendiges Übel für die Steuerbehörden. Die Einrichtung einer Buchführung muss daher nach betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten, unter Berücksichtigung der steuerlichen Erfordernisse, erfolgen.

Die Aufgaben der Buchführung sind im Wesentlichen zu sehen in der Feststellung der Vermögens- und Schuldensituation und in der lückenlosen und planmäßigen Aufzeichnung aller Veränderungen der Vermögens- und Schuldenwerte anhand der verschiedenen Belegarten. Darüber hinaus in der Ermittlung des Unternehmensergebnisses, also des Gewinns oder Verlusts, indem alle Aufwendungen und Erträge im Einzelnen erfasst werden. Sie liefert ebenso Zahlenwerte für die Kalkulation der Waren und Erzeugnisse sowie Daten für die innerbetriebliche Kontrolle. Ebenso ist sie Berechnungsgrundlage für Steuern und wichtiges Beweismaterial bei Rechtsstreitigkeiten mit Kunden und Lieferanten.

Demnach ist die Buchführung eine lückenlose und planmäßige Aufzeichnung aller Geschäftsfälle eines Unternehmens auf der Grundlage des Belegwesens. Die Buchführung ist auch – wie bereits erwähnt – Grundlage für das gesamte Rechnungswesen.

Jeder Kaufmann, dessen Gewerbebetrieb nach Art und Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert, ist zur „doppelten Buchführung“ verpflichtet. Er muss regelmäßig Abschlüsse machen und die Inventarverzeichnisse erstellen und fortschreiben. Für das Finanzamt ist diese Form der Buchführung erforderlich, wenn der Betrieb Umsätze im Kalenderjahr von mehr als 350.000 Euro oder einen Gewinn von mehr als 30.000 Euro aufweist.

Angehörige der Freien Berufe und sogenannte Nichtkaufleute können ihren Gewinn (oder Verlust) durch eine Überschussrechnung nach § 4 Abs. 3 Einkommensteuergesetz (EStG) ermitteln. Bei dieser Ermittlungsmethode sind die Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben in dem Wirtschaftsjahr anzusetzen, in dem sie zugeflossen beziehungsweise geleistet worden sind.

Wer zur doppelten Buchführung verpflichtet ist oder freiwillig eine doppelte Buchführung durchführt, muss diese nach den „Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung“ tun. Die doppelte Buchführung umfasst die systematische Erfassung aller Aufwendungen und Erträge sowie die Darstellung aller Bestände. Anhand dieser Erfassungsmethode ist die komplette Darstellung der Vermögens- und Ertragslage des Unternehmens möglich.

Durch die Buchführung werden alle Geschäftsvorfälle

  • lückenlos
  • in zeitlich richtiger Reihenfolge
  • wertmäßig

erfasst.

Die gesammelten Zahlenwerte werden nach dem Einnahmen-/Ausgabenprinzip geordnet und gruppiert. Am Ende des Wirtschaftsjahres wird eine Gewinn- und Verlustrechnung (Erfolgsrechnung) erstellt, die den Gewinn oder Verlust des letzten Wirtschaftsjahres aufzeigt und deren Zustandekommen ersichtlich macht. Ebenso wird zum Ende des Wirtschaftsjahres ein Gesamtabschluss, die Schlussbilanz, erstellt. Dadurch wird die Vermögens- und Schuldenlage und deren Verschiebungen transparent gemacht.

Für die Unternehmensleitung, ob Einzelunternehmer, Geschäftsführer einer Personengesellschaft oder einer GmbH, ist die Buchführung ein unerlässliches Instrument, um kurz-, mittel- oder langfristige Entscheidungen für das Unternehmen treffen zu können.

Die Buchführung ist als wichtiges Hilfsmittel der Geschäftsleitung für folgende Bereiche anzusehen:

  • Sie gibt Auskunft über die Umsatzhöhe und Umsatzgeschwindigkeit,
  • sie macht die Vermögens- und Schuldenlage des Unternehmens sichtbar,
  • sie gibt exakten Einblick in die Zahlungsbereitschaft des Unternehmens,
  • sie ermittelt den Erfolg des Unternehmens und gibt Aufschluss über die Rentabilität des eingesetzten Kapitals (anhand der Erfolgsrechnung),
  • sie liefert Berechnungsgrundlagen für die Kalkulation,
  • sie ermöglicht Planungsrechnungen für zukünftige Unternehmensentscheidungen und ist generell wirksames Mittel zur Betriebskontrolle,
  • sie ermittelt die Steuerberechnungsgrundlage für die Steuerbehörden (Finanzamt, Gemeindesteueramt),
  • sie dient als Grundlage für Kreditverhandlungen mit Kreditinstituten.


Gesetzliche Grundlagen
Zahlreiche Gesetze verpflichten den Unternehmer zur Buchführung.

Das Handelsrecht verlangt von einem Kaufmann, dessen Gewerbebetrieb einen kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert oder in das Handelsregister eingetragen ist, das Führen von Handelsbüchern nach den „Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung“. Auch besteht die Verpflichtung zur Anwendung der „doppelten Buchführung“ mit Abschluss (Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung), wenn der Gewerbetreibende mit seinem Betrieb folgende Grenzwerte erreicht hat (§ 141 Abgabenordnung (AO)):

  • Umsatz im Kalenderjahr 350.000 Euro
  • Gewinn im Wirtschaftsjahr 30.000 Euro.

Diese Gewinnermittlungsmöglichkeiten haben Gewerbetreibende nur dann, wenn sie ins Handelsregister eingetragen sind.

Für Kleingewerbetreibende (Nichtkaufleute), die unter den oben aufgeführten Werten liegen, genügt die einfache Form der Buchführung, die Einnahmen-Überschussrechnung. Das Gleiche gilt für Angehörige freier Berufe, die unabhängig von der Höhe ihres Umsatzes oder Gewinns ihren Gewinn mit der einfachen EinnahmenÜberschussrechnung ermitteln dürfen, falls sie nicht freiwillig Bilanzen erstellen und nach den „Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung“ Bücher führen (§4 (3) Einkommensteuergesetz (EStG)).

Grundlegende Ausführungen zur Buchführungspflicht sind aus den §§ 238 ff. Handelsgesetzbuch (HGB) zu ersehen. Das HGB definiert die Buchführungspflicht in § 238 wie folgt:

Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage des Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung ersichtlich zu machen.

Die wichtigsten „Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung“ sind:

  • die Eintragungen müssen in zeitlich richtiger Reihenfolge erfolgen,
  • sie müssen sachlich und formell richtig sein,
  • nichts darf unleserlich gemacht werden,
  • sie müssen in Euro-Währung eingetragen sein,
  • die Eintragungen dürfen nicht mit Bleistift gemacht werden,
  • zu Beginn eines Handelsgewerbes oder am Anfang einer Wirtschaftsperiode ist ein Inventar und eine Bilanz zu erstellen.


Davon lassen sich folgende Grundsätze ableiten:

  • Bilanzwahrheit: Gegenstände dürfen nicht hinzuerfunden werden.
  • Bilanzklarheit: Aktiva und Passiva müssen klar und übersichtlich sein.
  • Bilanzidentität: der Abschluss des Vorjahres bildet den Ausgang für das folgende Wirtschaftsjahr (Schlussbilanz ist Eröffnungsbilanz des Folgejahres).



Aufzeichnungspflichten des Warenein- und Warenausgangs

Wareneingang
(§ 143 AO)
Alle gewerblichen Unternehmen müssen folgende Wareneingänge gesondert aufzeichnen:

  • Waren
  • Rohstoffe
  • unfertige Erzeugnisse
  • Hilfsstoffe
  • sowie Zutaten


Dazu sind folgende Angaben vorgeschrieben:

  • der Name und die Firma des Lieferanten
  • der Tag des Wareneingangs oder das Datum der Rechnung
  • die Anschrift des Lieferanten
  • die handelsübliche Bezeichnung der Ware
  • den Preis der Ware
  • einen Hinweis auf den Beleg

Es genügt, wenn der Wareneingang gesondert aufgezeichnet wird. Das kann bei Belegen in einer gesonderten Ablage erfolgen.

Warenausgang (§ 144 AO)
Die gesonderte Aufzeichnung des Warenausgangs ist besonders für Großhändler von Bedeutung. Aufzuzeichnen sind besonders alle Waren, die

  • auf Rechnung,
  • durch Tausch oder
  • unentgeltlich

geliefert werden. Das gilt jedoch nicht für Waren, die zum Zwecke der Weiterverwendung bestimmt sind.

Folgende Angaben müssen enthalten sein:

  • Tag des Wareneingangs
  • das Datum der Rechnung
  • der Name oder die Firmenbezeichnung des Abnehmers und dessen Unterschrift
  • die handelsübliche Bezeichnung der Ware
  • einen Hinweis auf den Beleg


Aufbewahrungsfristen von Unterlagen
Folgende Unterlagen sind gesondert zehn Jahre aufzubewahren:

  • Bücher und Aufzeichnungen
  • Inventare
  • Gewinn- und Verlustrechnungen sowie Bilanzen
  • die dazugehörenden Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
  • empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe
  • Buchungsunterlagen: Lieferscheine, Rechnungen, Quittungen usw.
  • sonstige, für die Besteuerung wichtigen Unterlagen.

Mit Ausnahme der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung dürfen alle anderen Unterlagen auf Bild- und Datenträgern gespeichert und aufbewahrt werden, wenn nicht gegen die „Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung“ verstoßen wird und sie mit den empfangenen Handels- und Geschäftsbriefen sowie mit den Buchungsunterlagen bildlich übereinstimmen. Außerdem müssen die Daten jederzeit in lesbare Form gebracht werden können.

Behandlung von Buchungsunterlagen
Für jeden Buchungsvorgang gilt grundsätzlich folgendes Belegprinzip:

„Keine Buchung ohne Beleg!“

Dabei kann grundsätzlich unterschieden werden zwischen:

Fremdbelegen, die von außen in das Unternehmen gelangen:

  • Eingangsrechnungen
  • Quittungen
  • Gutschriftsanzeigen des Lieferanten
  • Kassenberichte
  • Bankbelege
  • Postbelege usw.

und Eigenbelegen, die im Unternehmen selbst erstellt werden:

  • Durchschriften von Ausgangsrechnungen
  • Quittungsdurchschriften
  • Lohn- und Gehaltslisten
  • Belege für Materialentnahmen
  • Belege für Privatentnahmen (Eigenverbrauch)
  • Berichtigungsbuchungen usw.

Die sorgfältige Vorbereitung der Belege ist eine unerlässliche Voraussetzung ordnungsgemäßer Buchführung. Dazu gehören:

Überprüfung der Belege auf ihre sachliche und rechnerische Richtigkeit.

Bestimmung des Buchungsbeleges. Gehören zu einem Geschäftsvorfall mehrere Belege (zum Beispiel Banküberweisungen, Überweisungsvordrucke und Kontoauszüge), dann muss vorab bestimmt werden, welcher Beleg als Buchungsunterlage verwendet werden soll, um Mehrfachbuchungen zu vermeiden.

Ordnen der Belege nach Belegarten (Belegsortierung) als Voraussetzung für Sammelbuchungen sowie eine ordnungsgemäße Ablage und Aufbewahrung der Belege:

  • Ausgangsrechnungen
  • Eingangsrechnungen
  • Gutschriften an Kunden
  • Gutschriften an Lieferanten
  • Lohn- und Gehaltslisten
  • Bankbelege
  • Postbankbelege
  • Kassenbelege
  • Privatentnahmen
  • Sonstige Belege

Fortlaufende Nummerierung der Belege innerhalb jeder Belegart.

Vorkontierung der Belege, indem man mithilfe eines Kontierungsstempels die Buchungssätze bereits auf den Belegen angibt.

Die Belegorganisation ist Voraussetzung ordnungsgemäßer Buchführung! Sammeln Sie alle Ausgabenbelege, die bereits in der Planungsphase der Existenzgründung anfallen (zum Beispiel Beratungshonorare, Reisekosten, Fachbücher, Postgebühren). Diese Vorkosten sind bereits Betriebsausgaben und können steuerlich geltend gemacht werden.

Gewinnermittlungsverfahren
Das Einkommensteuergesetz (EStG) kennt folgende Gewinnermittlungsverfahren:

Durch Einnahmen-Überschussrechnung (§ 4 (3))
Dieses Gewinnermittlungsverfahren wird von Kleingewerbetreibenden und den freien Berufen, die nicht freiwillig Bücher führen oder nicht dazu verpflichtet sind, durchgeführt.

Vermögensvergleich (§ 5)

Bilanzenvergleich: Eröffnungsbilanz/Schlussbilanz (§ 5)
Die Buchführung wird hier nach den „Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung“ durchgeführt. Sie gilt für Kaufleute und sonstige Gewerbetreibende, die verpflichtet sind, Bücher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu machen oder dies freiwillig durchführen.

Gegenüberstellung des Betriebsvermögens (§ 4 (1))
Dies geschieht am Anfang und am Ende eines Wirtschaftsjahres, vermehrt um die Einnahmen und vermindert um die Einlagen.

Einnahmen-Überschussrechnung
Die Einnahmen-Überschussrechnung ist die zulässige Gewinnermittlungsmethode von Kleingewerbetreibenden und den freien Berufen.

Gewerbetreibende, die nach handels- und steuerrechtlichen Vorschriften zur Führung einer ordnungsgemäßen Buchführung verpflichtet sind, dürfen keine Einnahmen-Überschussrechnung durchführen. Sie müssen eine Bilanz erstellen und die Systematik der doppelten Buchführung anwenden. Die Zulässigkeit für die Einnahmen-Überschussrechnung ist gegeben, wenn

  • nach Handelsrecht der Gewerbebetrieb nicht in das Handelsregister eingetragen ist und
  • nach Steuerrecht der UMSATZ unter 350.000 Euro im Kalenderjahr liegt oder der GEWINN im Wirtschaftsjahr 30.000 Euro nicht übersteigt.


Welche Anforderungen werden an die Mindestbuchhaltung gestellt?

  • Keine Buchung ohne Beleg!
  • Für Warengeschäfte ist ein Wareneingangsbuch oder sind mindestens die Aufzeichnungen in einer gesonderten Ablage zu führen.
  • Aufbewahrungsfristen für Unterlagen sind zu beachten.
  • Für abschreibungsfähige Wirtschaftsgüter ist ein gesondertes Bestandsverzeichnis zu führen.
  • Private und betriebliche Ausgaben sind streng voneinander zu trennen.

Vermögensvergleich: Eröffnungsbilanz/Schlussbilanz
Besteht für den Selbstständigen nach handels- und steuerrechtlichen Bestimmungen die Pflicht zur Buchführung oder führt er freiwillig Bücher mit Bilanz, so muss er folgende Vorgänge beachten:

  • Laufende Verbuchung aller Geschäftsvorfälle, das heißt, von Einnahmen und Ausgaben sowie von Forderungen und Verbindlichkeiten nach den „Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung“, unter Anwendung der „doppelten Buchführung“.
  • Erstellen eines Inventars und einer Eröffnungsbilanz.
  • Erstellen einer Schlussbilanz sowie einer Gewinn- und Verlustrechnung am Ende eines Wirtschaftsjahres.

Verluste, die im ersten Geschäftsjahr anfallen, können durch einen Verlustrücktrag in das erste Jahr vor dem Gründungsjahr zurückgetragen werden oder als Verlustvortrag in die Folgejahre nach dem Gründungsjahr. Sie können sich steuermindernd auswirken.

Die doppelte Buchführung
Die doppelte Buchführung ermittelt den Erfolg durch die Gewinn- und Verlustrechnung sowie die Veränderung der Vermögens- und Schuldenlage durch die Bilanz. Durch dieses Verfahren ist die Gewähr gegeben, dass der ausgewiesene Gewinn beziehungsweise Verlust richtig errechnet wurde, da durch die Gegenüberstellung der buchungsfähigen Geschäftsvorfälle eine permanente Kontrolle auf den Aktiv- und Passivseiten erfolgt ist. Bei den Aktivkonten werden die Vermögenszunahmen im „SOLL“ gebucht und Vermögensabgänge im „HABEN“, während bei den Passivkonten die Verbuchung der Zunahmen auf der Habenseite und die Abgänge auf der Sollseite erfolgt.


Methoden der doppelten Buchführung

Amerikanisches Journal
Im amerikanischen Journal werden die laufenden Geschäftsvorfälle in zeitlich richtiger Reihenfolge festgehalten. Die verbuchten Zahlungseingänge und -abgänge werden am Monatsende aufaddiert und in summierter Form in das Hauptbuch übertragen. Das amerikanische Journal umfasst auf jeder Seite etwa 15 Kontenspalten (je 15 Soll- und Habenspalten).

Durchschreibebuchführung
Die Durchschreibebuchführung ist die modifizierte und auch rationalisierte Form des amerikanischen Journals. Die Modifizierung ist darin zu sehen, dass das Durchschreibejournal nur noch dreispaltig unterteilt ist, in Kundenforderungen (Debitoren), Verbindlichkeiten (Kreditoren) und Sachkonten. Jedoch ist durch das sofortige Verbuchen der Geschäftsvorfälle auf die Kontenkarten die Gesamtkapazität der Konten wesentlich erweiterbar. Damit ist auch der „Rationalisierungseffekt“ erklärt. Man braucht nicht, wie das beim amerikanischen Journal der Fall ist, beide Vorgänge, das Verbuchen in das Journal und auf die Kontokarte separat durchzuführen. Übertragungsfehler werden somit weitgehend ausgeschlossen.

Wird zum Beispiel ein Kasseneingang verbucht, so erfolgt die Verbuchung auf der Sollseite und wird gleichzeitig, durch Auflegen auf das Journal in die Sachkontenspalte im „SOLL“ durchgeschrieben. Für die Gegenbuchung auf der Habenseite gilt dasselbe Prinzip. Die Kundenkarte wird aufgelegt und in die Habenspalte des Journals durchgeschrieben. Die umgekehrte Reihenfolge ist bei dem Geschäftsvorfall „Barzahlung an den Kunden“ (Kassenausgang) erforderlich. Gebucht wird auf der Liefererkarte im „SOLL“, mit Durchschrift in die Sollspalte des Journals und die Gegenbuchung auf der Sachkontenkarte im „HABEN“, mit gleichzeitiger Durchschrift in die Habenspalte des Journals. So wird auch die Systematik der doppelten Buchführung ersichtlich.

Wer ist zur „doppelten Buchführung“ verpflichtet?

  • Kaufleute (Einzelkaufmann, OHG, KG), das heißt, alle Unternehmen, die ein selbstständiges Handelsgewerbe betreiben.
  • Kapitalgesellschaften (GmbH, AG)
  • Nichtkaufleute mit Umsätzen von mehr als 350.000 Euro im Kalenderjahr oder mit einem Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als 30.000 Euro im Wirtschaftsjahr
  • Nichtkaufleute, die sich freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen
  • Land- und Forstwirte bei einem Wirtschaftswert ihrer land- beziehungsweise forstwirtschaftlichen Flächen über 25.000 Euro
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