Franchise und Gründungs Know-how

Buchhaltung

Vom Federkiel zum PC
Aufzeichnungspflicht als Basis der Steuerabführung gibt es solange es Steuern gibt. Sehr lange also schon. Erntemengen wurden in Büchern erfasst, Handelsbewegungen festgehalten. Das Bild vom typischen Buchhalter zeichnete Gustav Freytag in seinem Roman „Soll und Haben“, erschienen 1855, der in Handelskontoren des vorletzten Jahrhunderts spielte. Am Stehpult mit Tintenfass und Federkiel wurde in großen Listen erfasst und gebucht. Noch vor 50 Jahren war auch hierzulande das sogenannte „Amerikanische Journal“ üblich, ein großes Buch mit vielen Spalten, in das Zeile für Zeile eingetragen wurde. Wenig später kam die Durchschreibebuchführung. Man schrieb auf einzelne Kontenblätter, die Buchung wurde mit Kohlepapier auf das darunter liegende Journal übertragen. Die Rechenmaschinen begannen elektrisch zu werden und in so mancher Buchhaltungsabteilung war es lauter als heute in der Fabrik.

Die Art, seiner Buchführungspflicht nachzukommen, lief parallel zum technischen Fortschritt. Durchschreibebuchführung wurde halbmechanisch, Lochstreifenstanzer kamen. Die Auswertungen wurden in Rechenzentren vorgenommen. Mit dem Computer kam die große Zeit der Rechenzentren. Weil diese Technologie damals noch sehr teuer war, bot sich Datenauswertung außer Haus als Dienstleistung geradezu an. Auch die Steuerberater sprangen auf diesen Zug auf, stanzten Lochstreifen, später speicherten sie Daten auf Disketten, wieder später übertrugen Telefonleitungen das Gebuchte. Mit dem Personalcomputer war der Höhepunkt der Rechenzentren allerdings auch schon erreicht. Der PC am Schreibtisch konnte das alles viel schneller und man musste nicht mehr auf Ergebnisse warten.

1981 kam die große Zeit des selbstständigen Buchhalters. Der PC begann seinen Siegeszug. Plötzlich wurde EDV-Technologie auch für den Mittelstand und das kleine Unternehmen – und den Dienstleister Buchführungsbüro – möglich. Heute ist ein Monitor fester Bestandteil eines jeden Schreibtisches. Bill Gates´ MS DOS überschwemmte die Welt, mittlerweile Windows. Eine Änderung im Steuerberatungsgesetz ließ den selbstständigen Buchhalter zu und brachte den entscheidenden Wandel in dieser Dienstleistung. 1981 ist auch das Gründungsjahr der DATAC, einem Softwarehersteller für kaufmännische Anwendungen in der Finanzbuchhaltung und Lohn- und Gehaltsabrechnung und dem mittlerweile größten Franchisegeber für selbstständige Buchführungsbüros. Der Steuerpflichtige bringt seinen Ordner mit den Belegen zum Buchführungsbüro, dort wird kontiert und erfasst. Der Mandant bekommt die gewünschten Auswertungen und Ausdrucke zurück. Mandanten profitierten in all den Jahren von individuelle Auswertungen und Statistiken bis hin zu Kostenstellen und Kostenträgern.

Der technische Quantensprung im Jahr 2000
Während viele Buchführungsdienstleister weiter den altgedienten Weg gingen: Papierbeleg in Ordner, Ordner zum Dienstleister bringen, dort wird kontiert, ausgedruckt und zum Mandanten zurückgebracht, gab es bei DATAC schon die digitale Beleggutarchivierung. Zwar war die digitale Archivierung mittels Scannung zu diesem Zeitpunkt schon erfunden. Nur war sie wegen ihres Preises und der technischen Anforderungen nur dem Großbetrieb vorbehalten. Aufgrund des sehr niedrigen Modulpreises konnte auch der Mittelstand plötzlich über die Digitalisierung seiner Belege nachdenken. Der Traum vom papierlosen Büro hielt Einzug in den Mittelstand. Plötzlich wurde auch klar, wie viel die bisherige Papiergutablage eigentlich gekostet hat: Arbeitszeit für Ablegen und Suchen, Raum und Aufbewahrungsmittel für zehn Jahre Aufbewahrungsfrist.

Die neuesten technischen Innovationen sind tatsächlich geeignet, das Verhältnis Buchführungsbüro – Mandant völlig neu darzustellen. Plötzlich wird die bisherige Arbeitsweise Ordner – hinbringen – bearbeiten – zurückbringen auf den Kopf gestellt. Im positiven Sinn allerdings. Der Mandant eines Buchführungsbüros steckt die Belege einfach nur noch in einen Scanner. Mit einem einfach zu bedienenden Programm kann er die Unterlagen mit Zusatzinformationen versehen. Ein Knopfdruck überträgt Daten und Belege in abgesicherter Form an das Buchführungsbüro. Dort wird statt vom Papier vom Bildschirm weg gebucht. Fast gleichzeitig werden die Daten beim Mandanten aktualisiert.

Vorteil 1:
24 Stunden pro Tag können die Belege beim Buchführungsbüro „abgegeben“ werden, 24 Stunden lang kann der neueste Buchführungsstand „abgeholt“ werden.

Vorteil 2:
Der Mandant hat immer neuestes Datenmaterial. Buchführung verhält sich plötzlich so, als wenn der Buchhalter im Haus säße.

Vorteil 3:
Diese Funktion hebt professionelle Buchführungsbüros von allen anderen Herstellern ähnlicher Programme ab. Der Mandant kann jederzeit Ein- und Ausgangsrechnungen scannen. Obwohl diese noch nicht beim Buchführungsbüro zur Verarbeitung waren, verbinden sich die Angaben mit der Offene-Posten-Liste. Plötzlich hat der Mandant taggenaue Übersicht und kann das Modul als aktives Arbeitsmittel für Mahnwesen und Zahlungsverkehr einsetzen. Das spart ganz viel Arbeitszeit.

Vorteil 4:
Ohne in die oft sehr teure Programm- und Hardwaretechnik investieren zu müssen, hat der Mandant eine digitale Beleggutarchivierung zur Verfügung. Suchen in verstaubten Ordnern ist Vergangenheit. Ein Suchbegriff genügt und schon ist das Gewünschte wieder am Bildschirm.

Wer kann sich mit einem Buchführungsbüro selbstständig machen?
Selbstständiger Buchhalter kann werden, wer eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen oder ein adäquates Studium beendet hat und mindestens drei Jahre im Rechnungswesen praktisch gearbeitet hat. Die Grundlagen sind in den §§ 6 und 8 des Steuerberatungsgesetzes verankert. Die Marktchancen für den selbstständigen Buchhalter sind sehr gut. Viele Unternehmen prüfen die Kosten für die lfd. Buchführung, einem monatlich wiederkehrenden Kostenfaktor. Mehr Leistung bei weniger Preis ist für so manchen Unternehmer ein interessanter Anreiz, sich von einem professionellen Buchführungsbüro ein Angebot machen zu lassen.

Quelle: Gründung & Franchising 2007/2008; Erfolgreich Selbstständig; BusinessVillage Verlag; ISBN-13:978-3-938358-65-8

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