Gründung und Franchising

Exkurs: Professionelles Forderungsmanagement

Exkurs: Professionelles Forderungsmanagement

Lange Zahlungsfristen und Zahlungsausfälle gefährden die eigene Liquidität
Die schlechte Zahlungsmoral der Kunden sorgt in vielen Unternehmen für rote Zahlen. Die Liquidität ist gefährdet. Das Unternehmen kann unverschuldet selbst insolvent werden, wenn die ausstehenden Rechnungen nur teilweise oder überhaupt nicht bezahlt werden. Schleppendes Zahlungsverhalten und Zahlungsfristen von mehreren Monaten werden immer noch als normal angesehen.

Vor allem junge Unternehmen scheuen sich häufig, die ihnen zustehenden Forderungen nachdrücklich geltend zu machen. Denken Sie daran, dass jedem Geschäft eine zweiseitige Verpflichtung zugrunde liegt: Sie liefern, der Kunde muss die Rechnung begleichen! Mahnen Sie bei Zahlungsverzug sofort, und scheuen Sie sich auch nicht, in letzter Konsequenz den Klageweg zu gehen. Sie sollten sich überlegen, ob Sie auf einen Kunden, der nicht zahlen will, zukünftig verzichten sollten. Wenn Sie mit einem Kunden größere Geschäfte abschließen, sollten Sie sich vorher über ihn erkundigen. Einsicht in Schuldnerlisten oder auch die Auskunft Ihrer Hausbank kann hier bereits helfen, schlechte von guten Kunden zu unterscheiden und entsprechend Ihre Geschäftsbeziehungen zu selektieren und durchzuführen. Denken Sie auch daran, dass ein Auftrag nur dann erfolgreich ist, wenn der Gegenwert für Ihre Leistung auf Ihrem Konto sichtbar wird. Gerade für Sie als Existenzgründer ist es überlebenswichtig, dass regelmäßig Geld auf Ihrem Konto eingeht, um die ohnehin oftmals schwierige Situation der zu geringen Liquidität in den Griff zu bekommen. Ihre Aufgabe ist es nicht, als Geldgeber für andere Unternehmen aufzutreten, dafür ist immer noch deren Bank zuständig. Gegebenenfalls müssen Sie auch mal einen Auftrag ablehnen, wenn das Risiko besteht, dass Ihre Forderungen uneinbringlich werden könnten. Um hier Abhilfe zu schaffen, hat die Bundesregierung das Gesetz zur Beschleunigung fälliger Zahlungen verabschiedet.

Dieses Gesetz hat folgende wichtige Eckpunkte:

  • Der Kunde kommt in Zahlungsverzug, wenn er 30 Tage nach Erhalt der Rechnung beziehungsweise 30 Tage nach dem Fälligkeitsdatum die Rechnung nicht beglichen hat.
  • Nach Ablauf der 30 Tage können Verzugszinsen von 5 Prozent über dem Basiszinssatz vom Auftragnehmer berechnet werden.
  • Die Rechnung kann wegen unwesentlicher Mängel nicht verweigert werden.
  • Sind sich Auftragnehmer und Auftraggeber uneinig darüber, ob die Leistung wie vereinbart erbracht wurde, kann der Auftragnehmer einen öffentlich bestellten und vereidigten Gutachter zum Beispiel der Industrie- und Handelskammer beziehungsweise Handwerkskammer hinzuziehen. Wird dabei festgestellt, dass die Lieferung mangelfrei erstellt wurde, erhält der Auftragnehmer eine Bescheinigung darüber ausgestellt.
  • Lehnt der Auftraggeber auch dann die Begleichung seiner Schuld ab, so kann der Auftragnehmer vor Gericht gehen. Dort erfolgt in einem relativ kurzen Zeitraum, unter Vorlage der Bescheinigung und des Kauf- beziehungsweise Leistungsvertrags, ein Urkundenprozess. Fällt das Urteil für den Auftragnehmer positiv aus, so kann er die Vollstreckung beantragen. Die Vollstreckung ist allerdings nur vorläufig. Wenn der Schuldner Einspruch einlegt, muss erst ein endgültiges Urteil abgewartet werden.


Deshalb:
Um die eigene Liquidität so weit wie möglich sicherzustellen, ist es unbedingt notwendig, dass Forderungsausfälle so gering wie möglich gehalten und, vor allem, berechenbar gemacht werden.

Lösungswege zur Sicherung Ihrer Forderungen und damit Ihrer Liquidität

Prüfen Sie die Bonität Ihrer Kunden
Wenn Sie Zahlungsziele einräumen, weil es in der Branche so üblich ist oder weil der Kunde seine „Marktmacht“ ausspielt, sollten Sie zumindest externe Auskünfte über diese Kunden einholen. Kunden mit schlechter Bonität sollten Sie keinen Kredit einräumen. In letzter Konsequenz wäre es besser, auf das Geschäft verzichten.

Räumen Sie Ihren Kunden zeitlich gestaffelte Zahlungsziele ein
Wenn Sie Zahlungsziele einräumen, dann bieten Sie dem Kunden auch immer die Möglichkeit, Skonto in Anspruch zu nehmen, um so sein Zahlungsverhalten nachhaltig zu beeinflussen oder gar zu steuern. Sinnvoll ist die zeitliche Staffelung der Skontierungsmöglichkeiten (zum Beispiel „zahlbar 10 Tage 3 Prozent, 20 Tage 2 Prozent, 30 Tage rein netto“). Bei größeren Geschäften können Sie auch eine Bankbürgschaft zur Absicherung Ihrer Forderungen verlangen. Mahnen Sie überfällige Rechnungen rechtzeitig und konsequent an In den Debitoren steckt viel Liquidität, wenn Sie die Rechnungen systematisch überwachen und nach Einräumung eines angemessenen Zahlungszeitraums oder gleich nach Beendigung eines eventuell eingeräumten Zahlungsziels schriftlich auf die Fälligkeit hinweisen. Dabei sollten Sie nicht davor zurückschrecken, auch gute Kunden umgehend an fällige Rechnungen zu erinnern.

Der schnellste Weg zu Ihrem Geld: Lastschriftverfahren, Nachnahme oder Vorkasse
Kunden, mit denen langfristige Geschäftsverbindungen aufgebaut werden sollen, sollten für das Lastschriftverfahren gewonnen werden. Das Lastschriftverfahren ist eine bequeme Form des bargeldlosen Zahlungsverkehrs zur Begleichung von Forderungen. Dabei ermächtigt der Zahlungspflichtige den Zahlungsempfänger, die fälligen Forderungen über eine Lastschrift von seinem Konto einzuziehen. Das Lastschriftverfahren eignet sich besonders für wiederkehrende Zahlungen in wechselnder Höhe oder auch für die regelmäßigen Rechnungen eines Lieferanten. Natürlich ist es auch ein sicherer Weg, die Gegenleistung für gelieferte Waren möglichst umgehend zu erhalten, wenn sie per Nachnahme geliefert wird. So wird mit der Warenübergabe gleichzeitig der Rechnungsbetrag zuzüglich Gebühr fällig. Die Lieferung der Ware gegen Vorkasse ist ebenfalls ein Weg, möglichst schnell und sicher Geld in die Kasse zu bekommen.

Rechnungen möglichst sofort nach erbrachter Leistung stellen
Wenn Sie Ihre vereinbarte Leistung erbracht haben, zögern Sie nicht, unverzüglich Ihre Forderungen in Rechnung zu stellen. Achten Sie dabei besonders auf eine korrekte und vollständige Aufzählung Ihrer erbrachten Leistungen, und stellen Sie sicher, dass die jeweils vereinbarten Preise in Rechnung gestellt worden sind. Jede Ungenauigkeit, jeder Fehler in Ihrer Rechnung kann von Ihrem Kunden dazu genutzt werden, die Zahlungen hinauszuschieben oder zu verweigern. Was gehört in eine Rechnung:

  • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung beziehungsweise Leistung
  • Nach Steuersätzen und -befreiung aufgeschlüsseltes Entgelt
  • Im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts
  • Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag sowie Hinweis auf Steuerbefreiung

Rechtsgrundlage zur Erstellung einer Rechnung mit genannten formalen Inhalten, ist das Umsatzsteuergesetz (§ 14 Abs. 4 und 5). Danach ist der Unternehmer, der eine Leistung an einen anderen Unternehmer ausführt, seit 1. Januar 2004 grundsätzlich verpflichtet, eine Rechnung mit oben aufgelisteten Punkten auszustellen. Auch über steuerbefreite Umsätze ist eine Rechnung auszustellen. Als Rechnung gilt auch eine Gutschrift, die vom Leistungsempfänger ausgestellt wird.

Wenn Sie oben genannte Voraussetzungen erfüllt haben, so ist zumindest die Möglichkeit, dass der Kunde den Rechnungsbetrag wegen formaler Mängel der Rechnung nicht begleicht, ausgeschlossen.

Darüber hinaus sollten Sie noch folgende Bedingungen klären, um Ihren Zahlungsanspruch realisieren zu können:

  • Wurde die Ware vollständig an den Kunden geliefert?
  • Wann wurde die Rechnung an den Kunden versandt?
  • Gibt es berechtigte Reklamationen des Kunden?
  • Wurde das vereinbarte Zahlungsziel dem Kunden gewährt?
  • Wurde die Rechnung richtig gebucht?


Erinnern Sie Ihren Kunden konsequent an fällige Rechnungen
Oftmals ist die unkonventionelle Vorgehensweise der schnellste und sicherste Weg, an Ihre Außenstände zu gelangen. Rufen Sie Ihren Kunden doch einfach an und fragen Sie nach dem Verbleib des fälligen Rechnungsbetrages. Freundlich „verpackt“, mit der entsprechenden Nachhaltigkeit, bewirkt diese Methode oftmals, dass ein Rechnungsbetrag umgehend überwiesen wird. Vielleicht ist es ein Kunde, der keine ordentliche Buchhaltung beziehungsweise Kreditorenliste erstellt hat. Setzen Sie dem Kunden einen Termin, bis wann der Rechnungsbetrag überwiesen werden muss. Sollte dies nicht fruchten, so schicken Sie ihm nochmals ein freundlich gehaltenes „Erinnerungsschreiben“, bis wann der Rechnungsbetrag endgültig auf Ihrem Konto eingegangen sein muss. Sollte dann nach dem festgelegten Zeitpunkt noch immer kein Geld auf Ihrem Konto sein, so können Sie mit dem Kunden eventuell eine Ratenzahlung vereinbaren. Ein härterer Schritt wären gerichtliche Maßnahmen oder Sie beauftragen ein Inkassounternehmen mit dem Forderungseinzug.

Vertriebsmitarbeiter in das Inkasso mit einbinden
Machen Sie Ihren Vertriebsmitarbeitern klar, dass erst mit dem Zahlungseingang ein Geschäft abgeschlossen ist. Schon während des Verkaufsgesprächs sollte der Kunde dahingehend beeinflusst werden, dass Bestandteil der Vereinbarungen auch die pünktliche Überweisung des Rechnungsbetrages ist. Lassen Sie bereits im Verkaufsgespräch klären, ob der Kunde Skonto beansprucht oder lieber ein längeres Zahlungsziel – jedoch nicht länger als 30 Tage – haben möchte. Versuchen Sie vor allem, die Entscheidung des Kunden auf die für Sie günstigste Zahlungsweise zu lenken. Eventuell können Sie die Vertriebsmitarbeiter mit dem Inkasso der Forderungen beauftragen.

Finanzielle Reserven zur Überbrückung der Zahlungsverzögerungen anlegen
Um die Zeit zwischen Rechnungsstellung und Zahlungseingang überbrücken zu können, sollten Sie ausreichenden Spielraum auf Ihrem Kontokorrentkonto haben. Sprechen Sie mit Ihrem Kundenberater der Bank darüber, ob eventuell kurzfristig der Kontokorrentkredit ausgeweitet werden kann, um kurzfristige Liquiditätsengpässe durch diese Maßnahme vorübergehend auszugleichen.

Hinweise auf das Forderungsausfallrisiko in Ihren Außenständen
Wie kann man erkennen, dass Forderungen gefährdet sind? Natürlich kann nicht immer erkannt werden, wenn der Kunde nicht zahlungsfähig ist oder gar vor der Pleite steht. Es gibt jedoch gewisse Warnzeichen, die einen Liquiditätsmangel und beginnende Zahlungsunfähigkeit deutlich signalisieren:

  • Auftragsstornierungen
  • Nachgiebige Preisverhandlungen
  • Häufung der Auskunftsanfragen von Banken und Lieferanten
  • Häufiger Personalwechsel im Management
  • Außergewöhnliche Investitionen
  • Krise einer speziellen Branche und allgemeiner Konjunkturrückgang
  • Negative Einflüsse aus dem privaten Umfeld
  • Schleppende Zahlungen
  • Überschreitung des Zahlungsziels
  • Der Wunsch des Kunden nach längeren Zahlungszielen
  • Der Kunde nimmt Skontoabzug nicht mehr wahr
  • Erhöhung der Zahlungen mit Wechsel
  • Unpünktliche Akzepteinlösung
  • Bitte um Wechselprolongation
  • Zahlung erst nach Mahnung
  • Besonders extreme Maßnahmen (Wechselprotest, Scheckrückgaben, Pfändungen, Forderungsklagen)


Sollten mehrere dieser Warnsignale auf Ihren Kunden zutreffen, so wäre es angebracht, nur noch gegen Vorkasse zu liefern. Ist der Kunde damit nicht einverstanden, so verzichten Sie lieber auf das Geschäft. Sie ersparen sich damit viel Ärger und Unannehmlichkeiten. Außerdem schützen Sie sich vor finanziellen Verlusten, die letztendlich auch den Bestand Ihres Unternehmens gefährden können.

Finden Sie die richtige Balance zwischen Konsequenz und Kompromiss
Versuchen Sie bei Ihrem „Mahnverhalten“ die Balance zwischen konsequentem Mahnen und differenzierter Vorgehensweise zu finden. Versuchen Sie herauszufinden, bevor Sie den gerichtlichen Mahnweg beschreiten, warum der Kunde nur zögerlich zahlen will. Vielleicht ist er nur deshalb nachlässig in seinem Zahlungsverhalten, weil er keine Terminierung seiner offenen Verbindlichkeiten hat oder generell eine „schlampige“ Aufbewahrung buchhaltungsrelevanter Belege. Wenn dieser Mangel behoben werden kann, wird der Kunde vielleicht zu einem „guten“ Zahler und damit auch zu einem verlässlichen Kunden. Liegt jedoch das zögerliche Zahlungsverhalten an einem ständigen Liquiditätsengpass, so sollten Sie sich überlegen, ob Sie grundsätzlich nur gegen Vorkasse liefern oder gar die geschäftlichen Kontakte zu diesem Kunden abbrechen, um so das eigene Unternehmen vor Verlusten zu schützen.

Erstellen Sie einen „Offene-Posten-Überwachungsplan“
Durch die Erstellung eines Offene-Posten-Überwachungsplans können Außenstände leicht überwacht werden. Dabei sollten Sie besonders darauf achten, dass die Rechnungserstellung und die Rechnungsversendung an den Kunden zeitlich mit der erbrachten Leistung übereinstimmt, um möglichst schnell den Rechnungsbetrag überwiesen zu bekommen.


Das außergerichtliche und gerichtliche Mahnverfahren

Außergerichtliches Mahnverfahren
Unter Mahnung wird allgemein die Aufforderung eines Gläubigers an den Schuldner verstanden, seine Verbindlichkeiten zu erfüllen. Die Mahnung unterliegt keinen Formvorschriften. Sie beginnt in der Regel mit einem außergerichtlichen Mahnverfahren. Der Gläubiger fordert den Schuldner schriftlich zur Zahlung des Rechnungsbetrages auf, indem er ihn zunächst an seine Zahlungsverpflichtungen in einem freundlich gefassten „Ton“ erinnert. Reagiert der Kunde nicht auf das sogenannte „Erinnerungsschreiben“, und der offene Betrag geht auf dem Gläubigerkonto nicht ein, so folgen schriftliche Mahnungen, die als solche klar zu erkennen sein müssen. Kommt der Schuldner weiterhin seinen Zahlungsverpflichtungen nicht nach, obwohl er mehrmals angemahnt worden ist, so kann der Gläubiger ein gerichtliches Mahnverfahren anstrengen.

Der Ablauf des außergerichtlichen Mahnverfahrens ist gesetzlich nicht vorgeschrieben und liegt im Ermessen des Lieferanten. Art und Weise der Durchführung werden bestimmt durch die Zielsetzung, einen pünktlichen Zahlungseingang zu erreichen, ohne dass der Kunde für zukünftige Geschäfte verloren geht. Bevor Sie mit dem eigentlichen außergerichtlichen Mahnverfahren beginnen, sollten Sie Ihren Kunden mit einem freundlich gehaltenen „Erinnerungsschreiben“ an seine Zahlungsverpflichtung erinnern. Danach ist folgender Ablauf üblich:

  1. Mahnung mit Fristsetzung und Erinnerung an die Zahlung mit der Bitte um Überweisung.
  2. Mahnung mit erneuter Fristsetzung und Hinweis auf die entstehenden Kreditkosten.
  3. Mahnung mit erneuter Fristsetzung und Mitteilung über die Enttäuschung über die Nichtzahlung.
  4. Letzte Mahnung und Androhung, die Zahlung gerichtlich einziehen zu lassen.


Gerichtliches Mahnverfahren
Das gerichtliche Mahnverfahren wird durch einen Antrag des Gläubigers auf Erlass eines Mahnbescheides beim zuständigen Amtsgericht eröffnet. In dem Mahnbescheid wird der Schuldner durch das Gericht aufgefordert, innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens seine Schulden zu begleichen oder dem Gericht mitzuteilen, ob er Widerspruch gegen den Mahnbescheid einlegt. Legt der Schuldner Widerspruch gegen den Mahnbescheid ein, so wird das Verfahren in einen Zivilprozess übergeleitet. Legt der Schuldner keinen Widerspruch gegen den Mahnbescheid ein, kommt aber auch seinen Zahlungsverpflichtungen gegenüber dem Gläubiger nicht nach, so kann dieser beim Amtsgericht den Erlass eines Vollstreckungsbescheides beantragen. Aufgrund dieses Bescheides kann der Gläubiger seine Forderungen zwangsweise durch eine Zwangsvollstreckung eintreiben lassen, falls der Schuldner nicht innerhalb eines festgelegten Zeitraums seine Schulden bezahlt oder Einspruch einlegt. Der Mahnbescheid ist eine durch das Gericht ausgesprochene Zahlungsaufforderung an einen säumigen Schuldner. Der Antrag auf Erlass des Mahnbescheids ist bei dem Amtsgericht des Antragstellers zu stellen. Die Höhe des Streitwertes spielt keine Rolle für die sachliche Zuständigkeit.

Erfolgsplanung
Mithilfe der kurzfristigen Erfolgsplanungsrechnung kann der voraussichtliche Unternehmensgewinn/-verlust ermittelt werden. Dabei sind zwei Größen von Bedeutung:

Rohgewinn: Er gibt Aufschluss darüber, wie viele finanziellen Mittel nach Abzug des Wareneinsatzes zur Deckung der laufenden Kosten noch zur Verfügung stehen werden.

Betriebsergebnis
, das den voraussichtlichen betrieblichen Gewinn (vor Steuern) oder Verlust ausweist.

Die Abschreibungen für das Anlagevermögen sind hier noch nicht berücksichtigt, da eine Zuordnung auf die einzelnen Planmonate problematisch ist. Das geschieht erst am Jahresende; bei Kaufleuten in der Gewinn-und-Verlust-Rechnung, und bei Nichtkaufleuten (Kleingewerbetreibende), die nicht in das Handelsregister eingetragen sind, in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (Überschussrechnung). Der Erfolgsplanungsrechnung liegt folgendes Schema zugrunde:

   Umsatzerlöse
– Wareneinsatz
--------------------------------------------------
= Rohgewinn
– Personalkosten
– Mietkosten
– Verwaltungsausgaben
– Vertriebsausgaben usw.
--------------------------------------------------
= Betriebsergebnis (Gewinn/Verlust)


Erklärung der Erfolgsplanungsrechnung
In den Erfolgsplan werden die monatlichen Umsatzerlöse, die dem Umsatzerlösplan entnommen werden können, in die jeweilige Monatsspalte übertragen. Von den Umsatzerlösen wird der monatliche Wareneinsatz abgezogen. Entscheidend für unsere Erfolgsplanungsrechnung ist hierbei nicht der Wareneinsatzanteil von durchschnittlich 50 Prozent, der im Jahresergebnis ausgewiesen wird, sondern die voraussichtliche Höhe und der Zeitpunkt der Ausgaben für zu beziehende Waren. Dies ergibt den voraussichtlichen Rohertrag (Rohgewinn) pro Planmonat. Vom Rohertrag werden die prognostizierten laufenden betrieblichen Ausgaben (ohne Investitionen) abgezogen und so das vorläufige Betriebsergebnis (vor Steuern) ermittelt.

Break-Even-Point
Beginn der Gewinnphase eines Unternehmens nach einer Verlustphase. Für den Unternehmensgründer ist der BEP eine wichtige Größe im Rahmen der Finanzplanung und Finanzkontrolle, um feststellen zu können, wann die ersten Unternehmensgewinne erzielt werden beziehungsweise erzielt werden können. Grundlage hierfür ist die Erstellung einer Erfolgsplanungsrechnung, unterteilt in Zeiteinheiten (Woche, Monat, Quartal).

Verbesserung der Einnahmen-Ausgaben-Planung durch Plan-Ist-Vergleich
Um einen möglichst großen Nutzen für zukünftige Planperioden erreichen zu können, müssen die vorgegebenen Plandaten den tatsächlich entstandenen Ist-Werten gegenübergestellt werden. Das geschieht durch den sogenannten Plan-Ist-Vergleich. Treten dabei zu große Differenzen auf, so müssen die Schwachstellen im Einnahmen-und-Ausgaben-Gefüge herausgefiltert und analysiert werden, damit die Werte für zukünftige Planperioden den tatsächlich entstehenden zukünftigen Ist-Werten angepasst werden können. Starke Abweichungen der geplanten Werte von den tatsächlich entstandenen Werten können unter anderem folgende Ursachen haben:

  • Die Umsatzerlöse gehen nicht im vorgesehenen Planabschnitt (zum Beispiel Woche, Monat) ein oder werden durch Auftragsstornierungen beziehungsweise Warenrücksendungen geschmälert.
  • In der Ausgabenplanung wurden wichtige Ausgabenarten nicht erfasst oder zu niedrig angesetzt.
  • Die Grundannahmen für die Planwerte haben sich geändert. Diese Veränderungen wurden in der Planung nicht berücksichtigt.
  • Die einzelnen Teilpläne wurden nicht sorgfältig aufeinander abgestimmt. Dadurch sind Lücken entstanden, die eine aussagefähige Planung verhindern.


Wie Sie mit dem Finanzplanungssystem erfolgreich arbeiten
Die einzelnen Teilpläne der kurzfristigen Finanzplanung sind mit ihren Zahlenwerten voneinander abhängig. Umsatzerlösplan, Ausgabenplan, Liquiditätsplan und Erfolgsplan müssen ständig aufeinander abgestimmt und, entsprechend den neuen Gegebenheiten, angepasst werden.

Im Mittelpunkt der kurzfristigen Finanzplanung steht – wie bereits mehrmals festgestellt – der Liquiditätsplan, das heißt die fristgemäße Überwachung der betrieblichen und privaten Einnahmen und Ausgaben innerhalb einer bestimmten Planungsperiode. Die Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben innerhalb einer Zeitperiode, zum Beispiel innerhalb eines Monats oder eines Quartals, gibt dem Unternehmer die Möglichkeit, rechtzeitig Schwachstellen im Finanzplanungsgefüge zu erkennen. Durch geeignete Maßnahmen können die Einnahmen- und Ausgabenströme so gelenkt werden, dass kurzfristige Liquiditätsengpässe verhindert werden können.

Umsatzerlösplan
Ordnen Sie die einzelnen Produkte, entsprechend den zu erwartenden Umsatzerlösen, in die entsprechende Monatsspalte ein. Das umsatzstärkste Produkt (A) sollte ganz oben im Plan stehen. Dann das zweitstärkste Produkt (B) usw. Beachten Sie, dass sich nicht alle Produkte gleich gut verkaufen werden.

Um den Anteil am Gesamtumsatz leichter erkennen zu können, ordnen Sie jedem Produkt den prozentualen Anteil am Gesamtumsatz zu. Arbeiten Sie mit Prozentsätzen, die grob die Relationen deutlich machen und die Gewichtung der einzelnen Produkte innerhalb des Gesamtumsatzes leichter ersichtlich machen.

Bedenken Sie, dass, übers Jahr gesehen, nicht alle Monate gleich starke Umsätze bescheren werden. Wichtig ist festzuhalten, in welchen Monaten die Umsätze stagnieren und in welchen Monaten gute Umsatzmöglichkeiten gegeben sein werden. Dabei muss beachtet werden, dass in den ersten Monaten nur geringe Umsatzsteigerungen zu erwarten sind. Es müssen Kunden akquiriert werden, die erst mit Verzögerung Ihre Produkte kaufen werden. Werbung und verkaufsfördernde Maßnahmen wirken erst mit zeitlicher Verzögerung.

Wichtig ist festzustellen, welche Produkte beziehungsweise Produktgruppen welchen Anteil am Gesamtumsatz haben werden. Für die Umsatzbringer sollten Sie besondere Werbemaßnahmen entwickeln, die den Umsatz dieser Produkte weiter forcieren und langfristig stabilisieren.

Die Sommermonate sind erfahrungsgemäß nicht die starken Umsatzbringer. Während der Monate Juni, Juli, August haben viele Branchen mit dem sogenannten Sommerloch, das erfahrungsgemäß zu Umsatzrückgang beziehungsweise -stagnation führt, zu kämpfen. Wenn Sie im Januar Ihr Geschäft eröffnen und bis zum Mai keine nennenswerten Umsätze getätigt haben, so wird dies voraussichtlich auch in den Sommermonaten nicht besser werden. Hier zeigt sich, wie wichtig eine gut vorbereitete Eröffnungswerbung ist, um möglichst schnell akzeptable Umsätze realisieren zu können.

Aufgaben:

  • Tragen Sie Ihre Produkte beziehungsweise Produktgruppen mit A, B, C, D usw. in die entsprechende Produktspalte ein.
  • Ordnen Sie diesen Produkten die prognostizierte Umsatzentwicklung in den einzelnen Planmonaten zu.
  • Berücksichtigen Sie die verschiedenen Entwicklungsintervalle: Einführungsphase, Wachstumsphase, Sättigungsphase und Austrittsbeziehungsweise Modifikationsphase.
  • Überprüfen Sie durch die Summe sowohl in den einzelnen Produktgruppen als auch den einzelnen Planmonaten, ob diese im Vergleich mit dem Ausgabenplan zu einer Unter- beziehungsweise Überdeckung der Ausgaben führen wird.
  • Stellen Sie auch fest, welche Produkte nicht die zu erwartenden Umsätze bescheren werden. Planen Sie besondere Werbeanstrengungen oder nehmen Sie das Produkt aus Ihrem Programm.


Ausgabenplan
Im Ausgabenplan werden alle Kosten, die im Gründungsjahr anfallen könnten, nach Kostenarten erfasst. Achten Sie besonders darauf, dass alle Ausgaben berücksichtigt werden. Orientieren Sie sich an der Checkliste Seite 16. Planen Sie auch Kleinausgaben mit ein, denn sie schlagen als heimliche Kostenverursacher in ihrer Summe nicht unerheblich zu Buche.

Aufgaben:

  • Tragen Sie die einzelnen Kosten in ihrer Wertigkeit und Höhe in die Spalte „Kostenarten“ ein.
  • Ordnen Sie den einzelnen Kostenarten die entsprechenden Ausgaben in den jeweiligen Monatsspalten zu.
  • Ermitteln Sie die prognostizierten Gesamtausgaben für die jeweiligen Monate; vergleichen Sie diese mit den prognostizierten Umsatzerlösen in den einzelnen Planmonaten.
  • Sollte in dem einen oder anderen Monat eine Unterdeckung der Ausgaben errechnet werden, so müssen Sie die Kostenstruktur nochmals nach Schwachstellen überprüfen.


Liquiditätsplan
Der Liquiditätsplan ist als „Masterplan“ des gesamten Planungssystems anzusehen. Hier werden alle verfügbaren Mittel den gesamten Ausgaben gegenübergestellt. Wie Sie aus unserem Beispiel in der Gegenüberstellung von Umsatzerlösplan und Ausgabenplan ersehen können, kann nur ein geringer Teil der Ausgaben durch die Umsatzerlöse in den einzelnen Planmonaten gedeckt werden. Weitere Mittel müssen hinzukommen, um in den einzelnen Planmonaten ein Defizit zu verhindern. Dazu
ist es erforderlich, mögliche Geldquellen auszuloten. Das können eigene Mittel, öffentliche Fördergelder für Investitionen und Betriebsmittel, Hausbankdarlehen und ein Kontokorrentkredit sowie sonstige Einnahmen (zum Beispiel durch ein zusätzliches
Einkommen) sein. Wie bereits festgestellt, ist es in der Regel unmöglich, in den ersten Monaten nach der Geschäftseröffnung einen Fehlbetrag durch zurückfließende Umsatzerlöse aus getätigten Warenverkäufen oder Dienstleistungen zu verhindern. Weitere Geldquellen müssen hinzukommen.

Aufgaben:

  • Stellen Sie im Liquiditätsplan alle Ausgaben und alle verfügbaren Mittel gegenüber.
  • Falls eine Unterdeckung der Ausgaben errechnet wird, überlegen Sie, wo Sie Einsparungen vornehmen können oder wie und wo Sie noch weitere Mittel beschaffen können, um einen eventuell errechneten Fehlbetrag ausgleichen zu können.
  • Verhindern Sie eine „Deckungslücke“ in den ersten Monaten Ihrer selbstständigen Tätigkeit.
  • Schreiben Sie erwartete Überschüsse – aber auch Fehlbeträge – in den nächsten Monaten fort, bis Sie am Ende der Planmonate ein – möglichst positives – Ergebnis erhalten. Sollten Sie wie in unserem Beispiel am Jahresende eine Überdeckung der Ausgaben – also ein Plus der Einnahmen über die Ausgaben – ermitteln, so haben Sie gut gerechnet und im Sinne der ständigen Zahlungsfähigkeit gehandelt. Sollten Sie am Ende der Planperiode eine Unterdeckung der Ausgaben – also einen Fehlbetrag – ermittelt haben, so müssen Sie erneut rechnen und die einzelnen Planmonate nochmals durchdenken und neu berechnen. Mit einem Fehlbetrag, sowohl für die einzelnen Planmonate als auch für das gesamte Jahr, können Sie nicht zu Ihrer Hausbank gehen und einen Kredit beantragen. Der Bankberater wird Sie mit Sicherheit fragen, mit welchen Mitteln Sie die Deckungslücke ausgleichen werden.


Erfolgsplan
Der Erfolgsplan ist als „kleine“ Gewinn-und-Verlust-Rechnung anzusehen. Hiermit können Sie den voraussichtlichen Unternehmensgewinn oder -verlust ermitteln. Hilfreich ist auch die Erfolgsplanung bei der Ermittlung des sogenannten breakeven, das heißt, in welchem Monat das Unternehmen von der Verlust- in die Gewinnzone kommen kann.

Wichtigste Größen der Erfolgsplanungsrechnung sind der Rohgewinn und das Betriebsergebnis, wobei diese Größen in der Erfolgsplanungsrechnung nur „interne“ Bedeutung haben. Sie sind nicht, wie das bei der formalen Gewinn-und-Verlust- Rechnung der Fall ist, Grundlage für die Besteuerung des Unternehmensertrags.

Aufgaben:

  • Tragen Sie prognostizierte Umsatzerlöse (entsprechend dem Umsatzerlösplan) in die entsprechenden Monatsspalten ein und ziehen Sie entsprechenden Wareneinsatz davon ab. So erhalten Sie den Rohgewinn.
  • Vom Rohgewinn ziehen Sie alle weiteren Kosten ab, so können Sie den voraussichtlichen Gewinn oder Verlust ermitteln.
  • Betrachten sie diese Form der Ertragsermittlung als „interne“ Hilfe für die monatliche Erfolgs- beziehungsweise Ertragsplanung.
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