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Gesetzliche Grundlagen zur Buchführung

Gesetzliche Grundlagen zur Buchführung.

Zahlreiche Gesetze verpflichten den Unternehmer zur Buchführung. Das Handelsrecht verlangt von einem Kaufmann, dessen Gewerbebetrieb einen kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert oder in das Handelsregister eingetragen ist, das Führen von Handelsbüchern nach den „Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung“. Auch besteht die Verpflichtung zur Anwendung der „doppelten Buchführung“ mit Abschluss (Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung), wenn der Gewerbetreibende mit seinem Betrieb folgende Grenzwerte erreicht hat (§ 141 Abgabenordnung (AO)):

  • 350.000 Euro Gesamtumsatz im Kalenderjahr oder
  • 30.000 Euro Gewinn im Wirtschaftsjahr

Diese Gewinnermittlungsmöglichkeiten haben Gewerbetreibende nur dann, wenn sie ins Handelsregister eingetragen sind.

Für Kleingewerbetreibende (Nichtkaufleute), die unter den oben aufgeführten Werten liegen, genügt die einfache Form der Buchführung, die Einnahmen-Überschussrechnung. Das Gleiche gilt für Angehörige freier Berufe, die unabhängig von der Höhe ihres Umsatzes oder Gewinns ihren Gewinn mit der einfachen EinnahmenÜberschussrechnung ermitteln dürfen, falls sie nicht freiwillig Bilanzen erstellen und nach den „Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung“ Bücher führen (§4 (3) Einkommensteuergesetz (EStG)).

Grundlegende Ausführungen zur Buchführungspflicht sind aus den §§ 238 ff. Handelsgesetzbuch (HGB) zu ersehen. Das HGB definiert die Buchführungspflicht in § 238 wie folgt:

Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage des Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung ersichtlich zu machen.

Die wichtigsten „Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung“ sind:

  • die Eintragungen müssen in zeitlich richtiger Reihenfolge erfolgen,
  • sie müssen sachlich und formell richtig sein,
  • nichts darf unleserlich gemacht werden,
  • sie müssen in Euro-Währung eingetragen sein,
  • die Eintragungen dürfen nicht mit Bleistift gemacht werden,
  • zu Beginn eines Handelsgewerbes oder am Anfang einer Wirtschaftsperiode ist ein Inventar und eine Bilanz zu erstellen.

Davon lassen sich folgende Grundsätze ableiten:

  • Bilanzwahrheit: Gegenstände dürfen nicht hinzuerfunden werden.
  • Bilanzklarheit: Aktiva und Passiva müssen klar und übersichtlich sein.
  • Bilanzidentität: der Abschluss des Vorjahres bildet den Ausgang für das folgende Wirtschaftsjahr (Schlussbilanz ist Eröffnungsbilanz des Folgejahres).

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Aufzeichnungspflichten des Warenein- und Warenausgangs

Wareneingang (§ 143 AO)

Alle gewerblichen Unternehmen müssen folgende Wareneingänge gesondert aufzeichnen:

  • Waren
  • Rohstoffe
  • unfertige Erzeugnisse
  • Hilfsstoffe
  • sowie Zutaten

Dazu sind folgende Angaben vorgeschrieben:

  • der Name und die Firma des Lieferanten
  • Tag des Wareneingangs oder das Datum der Rechnung
  • die Anschrift des Lieferanten
  • die handelsübliche Bezeichnung der Ware
  • den Preis der Ware
  • einen Hinweis auf den Beleg

Es genügt, wenn der Wareneingang gesondert aufgezeichnet wird. Das kann bei Belegen in einer gesonderten Ablage erfolgen.

Warenausgang (§ 144 AO)

Die gesonderte Aufzeichnung des Warenausgangs ist besonders für Großhändler von Bedeutung. Aufzuzeichnen sind besonders alle Waren, die:

  • auf Rechnung
  • durch Tausch oder
  • unentgeltlich

geliefert werden. Das gilt jedoch nicht für Waren, die zum Zwecke der Weiterverwendung bestimmt sind.

Folgende Angaben müssen enthalten sein:

  • Tag des Wareneingangs
  • das Datum der Rechnung
  • der Name oder die Firmenbezeichnung des Abnehmers und dessen Unterschrift
  • die handelsübliche Bezeichnung der Ware
  • einen Hinweis auf den Beleg

Aufbewahrungsfristen von Unterlagen

Folgende Unterlagen sind gesondert zehn Jahre aufzubewahren:

  • Bücher und Aufzeichnungen
  • Inventare
  • Gewinn- und Verlustrechnungen sowie Bilanzen
  • die dazugehörenden Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
  • empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe
  • Buchungsunterlagen: Lieferscheine, Rechnungen, Quittungen usw.
  • sonstige, für die Besteuerung wichtigen Unterlagen.

Mit Ausnahme der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung dürfen alle anderen Unterlagen auf Bild- und Datenträgern gespeichert und aufbewahrt werden, wenn nicht gegen die „Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung“ verstoßen wird und sie mit den empfangenen Handels- und Geschäftsbriefen sowie mit den Buchungsunterlagen bildlich übereinstimmen. Außerdem müssen die Daten jederzeit in lesbare Form gebracht werden können.

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Behandlung von Buchungsunterlagen

Für jeden Buchungsvorgang gilt grundsätzlich folgendes Belegprinzip

"Keine Buchung ohne Beleg!"

Dabei kann grundsätzlich unterschieden werden zwischen:

Fremdbelegen, die von außen in das Unternehmen gelangen:

  • Eingangsrechnungen
  • Quittungen
  • Gutschriftsanzeigen des Lieferanten
  • Kassenberichte
  • Bankbelege
  • Postbelege usw.

und Eigenbelegen, die im Unternehmen selbst erstellt werden:

  • Durchschriften von Ausgangsrechnungen
  • Quittungsdurchschriften
  • Lohn- und Gehaltslisten
  • Belege für Materialentnahmen
  • Belege für Privatentnahmen (Eigenverbrauch)
  • Berichtigungsbuchungen usw.

Die sorgfältige Vorbereitung der Belege ist eine unerlässliche Voraussetzung ordnungsgemäßer Buchführung. Dazu gehören:

Überprüfung der Belege auf ihre sachliche und rechnerische Richtigkeit.

Bestimmung des Buchungsbeleges
Gehören zu einem Geschäftsvorfall mehrere Belege (zum Beispiel Banküberweisungen, Überweisungsvordrucke und Kontoauszüge), dann muss vorab bestimmt werden, welcher Beleg als Buchungsunterlage verwendet werden soll, um Mehrfachbuchungen zu vermeiden.

Ordnen der Belege nach Belegarten
(Belegsortierung) als Voraussetzung für Sammelbuchungen sowie eine ordnungsgemäße Ablage und Aufbewahrung der Belege:

  • Ausgangsrechnungen
  • Eingangsrechnungen
  • Gutschriften an Kunden
  • Gutschriften an Lieferanten
  • Lohn- und Gehaltslisten
  • Bankbelege
  • Postbankbelege
  • Kassenbelege
  • Privatentnahmen
  • Sonstige Belege

Fortlaufende Nummerierung der Belege innerhalb jeder Belegart.

Vorkontierung der Belege, indem man mithilfe eines Kontierungsstempels die Buchungssätze bereits auf den Belegen angibt.

Die Belegorganisation ist Voraussetzung ordnungsgemäßer Buchführung! Sammeln Sie alle Ausgabenbelege, die bereits in der Planungsphase der Existenzgründung anfallen (zum Beispiel Beratungshonorare, Reisekosten, Fachbücher, Postgebühren). Diese Vorkosten sind bereits Betriebsausgaben und können steuerlich geltend gemacht werden.

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Gewinnermittlungsverfahren

Das Einkommensteuergesetz (EStG) kennt folgende Gewinnermittlungsverfahren:

Durch Einnahmen-Überschussrechnung (§ 4 (3))
Dieses Gewinnermittlungsverfahren wird von Kleingewerbetreibenden und den freien Berufen, die nicht freiwillig Bücher führen oder nicht dazu verpflichtet sind, durchgeführt.

Vermögensvergleich (§ 5)
Bilanzenvergleich: Eröffnungsbilanz/Schlussbilanz (§ 5)

Die Buchführung wird hier nach den „Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung“ durchgeführt. Sie gilt für Kaufleute und sonstige Gewerbetreibende, die verpflichtet sind, Bücher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu machen oder dies freiwillig durchführen.

Gegenüberstellung des Betriebsvermögens (§ 4 (1))
Dies geschieht am Anfang und am Ende eines Wirtschaftsjahres, vermehrt um die Einnahmen und vermindert um die Einlagen.

Einnahmen-Überschussrechnung
Die Einnahmen-Überschussrechnung ist die zulässige Gewinnermittlungsmethode von Kleingewerbetreibenden und den freien Berufen.

Gewerbetreibende, die nach handels- und steuerrechtlichen Vorschriften zur Führung einer ordnungsgemäßen Buchführung verpflichtet sind, dürfen keine Einnahmen-Überschussrechnung durchführen. Sie müssen eine Bilanz erstellen und die Systematik der doppelten Buchführung anwenden. Die Zulässigkeit für die Einnahmen-Überschussrechnung ist gegeben, wenn:

  • nach Handelsrecht der Gewerbebetrieb nicht in das Handelsregister eingetragen ist und
  • nach Steuerrecht
    - der UMSATZ unter 350.000 Euro im Kalenderjahr liegt oder
    - der GEWINN im Wirtschaftsjahr 30.000 Euro nicht übersteigt.

Welche Anforderungen werden an die Mindestbuchhaltung gestellt?

  • Keine Buchung ohne Beleg!
  • Für Warengeschäfte ist ein Wareneingangsbuch oder sind mindestens die Aufzeichnungen in einer gesonderten Ablage zu führen.
  • Aufbewahrungsfristen für Unterlagen sind zu beachten.
  • Für abschreibungsfähige Wirtschaftsgüter ist ein gesondertes Bestandsverzeichnis zu führen.
  • Private und betriebliche Ausgaben sind streng voneinander zu trennen.

Vermögensvergleich: Eröffnungsbilanz/Schlussbilanz
Besteht für den Selbstständigen nach handels- und steuerrechtlichen Bestimmungen die Pflicht zur Buchführung oder führt er freiwillig Bücher mit Bilanz, so muss er folgende Vorgänge beachten:

  • Laufende Verbuchung aller Geschäftsvorfälle, das heißt, von Einnahmen und Ausgaben sowie von Forderungen und Verbindlichkeiten nach den „Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung“, unter Anwendung der „doppelten Buchführung“.
  • Erstellen eines Inventars und einer Eröffnungsbilanz.
  • Erstellen einer Schlussbilanz sowie einer Gewinn- und Verlustrechnung am Ende eines Wirtschaftsjahres.

Verluste, die im ersten Geschäftsjahr anfallen, können durch einen Verlustrücktrag in das erste Jahr vor dem Gründungsjahr zurückgetragen werden oder als Verlustvortrag in die Folgejahre nach dem Gründungsjahr. Sie können sich steuermindernd auswirken.

Quelle: Gründung & Franchising 2007/2008; Erfolgreich Selbstständig
BusinessVillage Verlag; ISBN-13:978-3-938358-65-8

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